【コピペOK】内定辞退のメール・電話例文集｜怒られない伝え方とマナー完全ガイド
「第一志望の企業から内定が出たので、滑り止めの企業を辞退したい」 「内定をもらったけれど、よく考えたら自分には合わない気がする」
内定辞退は、就活生にとって避けては通れない、そして最も胃が痛くなる局面です。 「怒られたらどうしよう」「呼び出されてコーヒーをかけられたらどうしよう（※都市伝説です）」と不安になるかもしれませんが、安心してください。
職業選択の自由は憲法で保障されており、内定辞退は労働者の正当な権利です。 誠意を持って伝えれば、トラブルになることはまずありません。
この記事では、人事担当者に悪い印象を与えず、スムーズに辞退を完了させるためのメール・電話の例文と、マナーの基本を解説します。
内定辞退は「メール」でいい？「電話」が必要？
結論から言うと、基本的には「メール」だけで問題ありません。 多くの企業では採用活動の効率化が進んでおり、証拠（ログ）が残るメールでの連絡を推奨するケースが増えています。
ただし、以下のケースでは「電話」を入れるのがマナーであり、最も安全です。
- 内定承諾書を提出した後である場合
- リクルーターがついて、個人的にお世話になった場合
- メールを送ってから3日以上返信がない場合
迷ったら、「まずはメールを送り、その直後（または翌日）に電話で補足する」のが最強の組み合わせです。これなら「メールを見てください」と伝えるだけで済み、引き止められる隙を与えません。
【コピペOK】内定辞退のメール例文テンプレート
件名は一目で内容がわかるようにし、本文は「結論→理由→感謝→謝罪」の順で構成します。
ケース1：標準的な内定辞退（承諾前）
件名： 内定辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）
本文： 〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学の〇〇（あなたの氏名）です。
この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。 また、選考中は多大なるお時間を割いていただき、重ねて御礼申し上げます。
いただいた内定につきまして、一身上の都合により大変恐縮ながら、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
御社には大変魅力を感じており、最後まで悩みましたが、自身の適性やキャリアビジョンを慎重に検討した結果、他社とのご縁を優先することにいたしました。
本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
署名
ケース2：他社に決まった場合の理由書き換え
理由は「検討の結果」とぼかすのが基本ですが、突っ込まれるのを防ぐために少し具体的に書く場合です。
（理由部分の書き換え） 自身の将来像と照らし合わせ、誠に勝手ながら別の業界へ進むことを決意いたしました。 評価していただいたにも関わらず、このような回答となり大変申し訳ございません。
【会話スクリプト】電話で辞退する場合の台本
電話をかける際は、相手が忙しい始業直後（9:00〜10:00）や昼休み（12:00〜13:00）を避け、10:30〜11:30、または14:00〜16:00頃にかけるのがベストです。
あなた： 「お世話になっております。内定をいただきました、〇〇大学の〇〇（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者： 「はい、〇〇です」
あなた： 「この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。 本日は、内定の件でご相談がありお電話いたしました。 大変申し上げにくいのですが、検討の結果、今回の内定を辞退させていただきたく存じます」
担当者： 「そうですか。差し支えなければ理由を聞かせてもらえますか？」
あなた： 「はい。最後まで悩みましたが、自分の適性を再考し、他社とのご縁を優先することにいたしました。 貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に添えない結果となり、大変申し訳ございません」
担当者： 「わかりました。残念ですが、頑張ってくださいね」
あなた： 「温かいお言葉ありがとうございます。本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。それでは失礼いたします」
ポイント：理由は「正直」かつ「曖昧」に
具体的な社名（「株式会社A社に行きます」）まで言う必要はありません。「業界が違う企業」「職種が異なる企業」など、少しぼかして伝えるのが大人のマナーです。
よくある質問とトラブル対処法
Q. 「一度会社に来て説明して」と言われたら？
A. 行く必要はありません。 「オワハラ（就活終われハラスメント）」の可能性があります。「大変申し訳ございませんが、意思は固まっておりますので、訪問は辞退させていただきます」と電話またはメールできっぱり断って大丈夫です。法的にも、行く義務はありません。
Q. 怒鳴られたり、損害賠償と言われたりしませんか？
A. 99.9%ありません。 まともな企業であれば、学生の辞退は想定内です。もし感情的に怒鳴るような担当者であれば、「入社しなくてよかった」と思って正解です。内定辞退で損害賠償が請求されることは、研修費などで特別な契約を結んでいない限り、法的にあり得ません。
Q. サイレント辞退（連絡なしバックレ）はしてもいい？
A. 絶対にNGです。 連絡がないと、企業は「事故に遭ったのではないか」と心配して大学や実家に連絡を入れる可能性があります。また、業界は狭いので、将来どこで繋がるかわかりません。メール1本で終わる話ですので、必ず連絡を入れてください。
まとめ：辞退は「悪」ではない。誠意を持って区切りをつけよう
就活において、複数の企業から内定をもらい、1社を選ぶことは当然のプロセスです。辞退すること自体に罪悪感を持つ必要はありません。
大切なのは、「相手のコスト（時間と労力）を考え、できるだけ早く伝えること」です。
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【免責事項】
本記事は一般的な就職活動のマナーおよび民法等の法解釈に基づいて解説しています。内定承諾書に「研修費用の返還」など特殊な特約が含まれている場合や、入社直前（4月1日ギリギリ）の辞退など、個別の状況によっては法的判断が異なる場合があります。トラブルが懸念される場合は、大学のキャリアセンターや弁護士等の専門家にご相談ください。
